Aspire Mobile en el Trabajo

Propósito

Aspire Mobile está diseñado para ayudar a los grupos de trabajo de su empresa a ser exitosos en el lugar de trabajo todos los días.

Como líder de equipo, aprenda cómo revisar rápidamente su agenda, asignar materiales, agregar fotos, dar prioridad a trabajos, entender la ruta(s), y realizar otras tareas directamente desde su dispositivo móvil.

Comprender las funciones de Aspire Mobile le ayuda a mantener su día organizado y enfocado, equipado para enfrentar cualquier proyecto. Este artículo le muestra cómo utilizar Aspire Mobile.

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Artículos para Leer Antes de Usar Aspire Mobile

✅Antes de usar Aspire Mobile, la aplicación debe descargarse e instalarse en cada dispositivo móvil de cada líder de equipo. Para obtener más información sobre la configuración del dispositivo móvil, por favor lea aquí.

✅ Lea Creating an Employee Contact in Aspire y configure los Líderes de Equipo y Miembros de Equipo para que puedan usar Aspire Mobile.

Diferencia Entre La Experiencia Del Líder de Equipo y Los Miembros de Equipo

Aquí tienen un ejemplo de la diferencia entre un líder de equipo (izquierda), que administra una ruta, y un miembro de equipo (derecha), que solo puede registrar su entrada y salida del día:

Aquí hay un cuadro que desglosa lo que los Líderes de Equipo pueden hacer cuando inician la sesión frente a lo que los Miembros de Equipo pueden ver cuando inician la sesión.

Los Miembros de Equipo pueden descargar Aspire Mobile en su propio dispositivo móvil, o pueden registrar la entrada y la salida del día en el dispositivo móvil del Líder de Equipo.

Miembros de Equipo sólo tienen la capacidad de registrar la entrada y la salida. Cualquier empleado que utilice Aspire Mobile puede iniciar la sesión usando su PIN o su correo electrónico y contraseña.

Cambiar El Idioma

Aspire Mobile ofrece una opción de idioma español en la página de inicio de sesión o en la configuración de la aplicación.

Esto cambia el idioma en el que se muestran las indicaciones y las etiquetas, pero no afecta al texto introducido por los miembros del equipo, como las notas.

Aprenda más en nuestro artículo sobre cómo cambiar el idioma y usar la traducción dinámica.

Empezando El Día Con Aspire Mobile

Comenzar el día totalmente preparado es más fácil con Aspire Mobile. El líder de un equipo puede dedicar unos minutos cada mañana a registrar su entrada y revisar el Plan diario. También puede revisar sus boletos de trabajo y revisar las notas específicas que requieran su atención antes de dirigirse a su primer trabajo.

Registrando El Día Para Los Líderes De Equipo

Si acaba de llegar a la oficina de operaciones y se está preparando para la jornada, aun así debe registrar el tiempo, tanto el suyo como el de los miembros de su equipo, incluso si todavía no se encuentran en el primer sitio de trabajo. Este registro se clasificará como tiempo indirecto en la sección de Entrada de Tiempo.

Al iniciar sesión por primera vez en el día, solo podrá registrar su propia entrada hasta que cada miembro del equipo inicie sesión en su dispositivo. Usted deberá iniciar sesión primero, registrar su entrada y, a continuación, cerrar la sesión. Luego, pida a cada miembro de equipo que inicie sesión en su dispositivo utilizando su PIN de empleado. Una vez hecho esto, podrás iniciar y detener trabajos para ti y tu equipo, así como registrar entradas, salidas y tiempos de almuerzo.

Obtenga más información en nuestros artículos sobre cómo registrar entradas y salidas en Aspire Mobile.

Nota:

Si un miembro del equipo inicia sesión mientras ya tiene su cuenta abierta, se cerrará su sesión en el dispositivo de inmediato.

Antes Del Sitio De Trabajo

Plan Diario

En Aspire Mobile, la página Plan diario es la primera pantalla que se ve después de iniciar sesión. Los Líderes de Equipo pueden alternar entre Hoy y Mañana, pueden revisar los boletos del día, revisar la lista de materiales para ver qué se entregó en sus sitios de trabajo ese día, así como revisar las Propiedades que sus grupos estarán dando servicio.

La pantalla de Plan diario tiene secciones en las que se puede hacer clic y que permite a los líderes de equipo revisar:

• Los boletos de hoy

• Material que se necesita

• Servicios Indirectos (Tiempo total no en un trabajo)

• Equipo Programado

Pestaña Boletos

La pestaña Boletos muestra una lista de boletos para la ruta en la que se encuentra el líder de equipo. Esto le da al Líder de Equipo una descripción general y rápida de los boletos que su grupo le dará servicio ese día. Los asuntos relacionados con las propiedades aparecerán primero en la agenda ese día para revisar. Al hacer clic en uno de los boletos aquí, los líderes de equipo serán redirigidos a la pantalla de detalles del trabajo para comenzar a trabajar si es necesario. Esto es especialmente útil al buscar la dirección de una propiedad e incluso al usar el GPS de su dispositivo para navegar a cada sitio de trabajo.

Al hacer clic en su primer boleto del día, un ícono en forma de flecha mostrará la dirección de la propiedad según Google Maps. Esto es útil cuando necesita direcciones GPS para llegar a una propiedad por primera vez, o si tiene nuevos empleados que no han estado antes en el sitio de trabajo.

Pestaña Materiales

La pestaña Materiales permite a los líderes de equipo ver los materiales estimados para el trabajo. La lista de materiales aparece primero en la pantalla Plan diario y es de lectura solamente. La razón por la que esta pestaña de Materiales es de solo lectura es porque sirve simplemente para ayudar a sus grupos a cargar sus equipos o materiales para el día.

Si necesita asignar materiales, deberá hacer clic en los detalles del boleto de trabajo en Boletos. ¡Te mostramos esto más tarde!

Pestañas Servicios Indirectos

La pestaña Servicios indirectos muestra una lista de los servicios indirectos de los boletos de trabajo del día. Esta sección es útil para realizar un seguimiento de las actividades no relacionadas con el trabajo de su equipo, como Tiempo en la Yarda (Shop Yard) o Tiempo de Manejo (Drive Time).

Pestaña de Equipo programado

Muestra el equipo programado para sus órdenes de trabajo. Esta pestaña refleja el reporte de Plan Diario de Aspire Cloud, brindando a los líderes un acceso rápido a las herramientas asignadas a su ruta y ayudándoles a prepararse de manera eficiente para la jornada.

En El Sitio De Trabajo

Cuando el equipo está listo para dirigirse a su primer lugar de trabajo, el líder del equipo selecciona el botón «Boletos» en la parte inferior de la pantalla. La pantalla «Itinerario de boletos» muestra a los líderes del equipo el trabajo que deben realizar en su ruta, así como servicios indirectos tales como «Tiempo en la yarda» y «Tiempo de manejo». Los líderes pueden seleccionar cualquier boleto de trabajo y comenzar a trabajar en él.

Esta pantalla también facilita lo siguiente:

• Seguimiento de la mano de obra: Se registran las horas totales de trabajo para fines de nómina y cálculo de costos de proyectos al utilizar esta pantalla.

  Registro de ubicación: Al iniciar y detener el registro de tiempo en un boleto de trabajo, si los servicios de ubicación están activados en los dispositivos de sus equipos, el GPS registra la ubicación del empleado.

Nota:

Los Servicios Indirectos aparecen en el Itinerario de Boletos en texto azul. Puede confirmar que están en curso observando que se iluminan en verde y se sitúan en la parte superior de la pantalla de horario de entradas.

Un líder de equipo puede utilizar las pestañas situadas en la parte superior de la pantalla de Itinerario de boletos para ver los boletos de trabajo programados en sus rutas para Ayer/Hoy, Hoy, Mañana, Esta Semana o La Próxima Semana.

Además de registrar el tiempo en un boleto de trabajo, el líder de equipo también puede realizar las siguientes acciones tras seleccionar un boleto de trabajo específico:

• Ver, actualizar o crear asuntos asociados con un boleto de trabajo.

• Ver o añadir los materiales de inventario utilizados en un boleto de trabajo.

• Ver documentos, notas y fotografías vinculados a una oportunidad, una propiedad o a un boleto de trabajo.

Después de seleccionar un boleto de trabajo para un trabajo en el cual hay un equipo en el lugar de trabajo, es importante comenzar a trabajar en esta pantalla para poder facturar a sus clientes y registrar las horas trabajadas para fines de nómina.

Registrar Tiempo En El Trabajo

Una vez que haya hecho clic en un boleto de trabajo, como líder de equipo, podrá iniciar el tiempo para usted y su equipo. La pantalla Iniciar/Parar el  trabajo captura las horas de mano de obra y los costos generales del trabajo.

En el siguiente ejemplo, el Líder de Equipo José también está trabajando en el trabajo, por lo que hará clic en Iniciar equipo cuando su equipo se ponga a trabajar. ¡Ahora su equipo está poniendo Tiempo directo al trabajo!

Esta pantalla también ayuda con lo siguiente:

• Seguimiento de la mano de obra: Se registran las horas totales de trabajo para fines de nómina y cálculo de costos de proyectos al utilizar esta pantalla.

• Registro de ubicación: Al iniciar y detener el registro de tiempo en un boleto de trabajo, si los servicios de ubicación están activados en los dispositivos de sus equipos, el GPS registra la ubicación del empleado.

Añadir Artículos

Mientras esté en el lugar de trabajo, es posible que esté asignando materiales o equipos a los servicios que se estimaron y que ahora está realizando. ¡Puedes hacerlo directamente desde Aspire Mobile!

Asignando Materiales

Los líderes de equipo pueden registrar las cantidades de artículos utilizados en los trabajos dentro del Boleto de Trabajo haciendo clic en el botón Materiales. En el siguiente ejemplo, el Líder de Equipo José está asignando el material para Fertilizante en el boleto Install Spring Color.

Importante:

Para poder asignar artículos desde Aspire Mobile, estos deben estar configurados como inventario en el Catálogo de Artículos. Aspire necesita un costo de inventario definido para poder asignar materiales automáticamente. Los artículos que no son de inventario (como materiales de una sola vez o especializados) deben comprarse mediante un Recibo de Compra en Aspire Cloud.

📌Nota: El material asignado aquí en el boleto se mostrará como nuestra cantidad de material actual en Aspire.

Agregando Equipo

Si su empresa estima equipo para un servicio, el líder de equipo puede optar por vincular el equipo a un miembro del equipo al comenzar la hora en un boleto de trabajo. (Esto es útil para oportunidades T&M donde los tiempos estimados versus los reales están relacionados con los montos facturados).

Cuando un líder de equipo vincula un equipo a un miembro de equipo, esto le indica a Aspire Mobile quién operará el equipo antes de que los equipos comiencen su tiempo. El menú desplegable proporciona una lista de los equipos incluidos en la oportunidad.

📌Nota: Los equipos no están relacionados con el módulo Equipo. Para más información sobre el módulo de equipos, lea éste artículo.

Si el Líder de Equipo José está manejando el carro de utilidad 4x4 y los miembros del equipo están usando otro equipo, querrás realizar un seguimiento de esta información antes de comenzar el trabajo de un cliente. Esto garantiza que el tiempo invertido en el sitio coincida con el estimado para el trabajo.

Si un miembro del equipo usa equipo facturable pero luego deja de usarlo antes de que el trabajo sea completado, el líder de equipo puede manejar esto en Aspire Mobile. Los Líderes de Equipo pueden detener el tiempo del miembro del equipo, lo que también detiene el tiempo del equipo en uso. Luego, el líder de equipo puede reiniciar el tiempo para el miembro del equipo sin volver a seleccionar el equipo.

Esto permite que el miembro del equipo continúe trabajando con ese mismo boleto sin los cargos por equipo.

Tomando un Descanso para Almorzar

Es importante registrar los descansos para el almuerzo en Aspire Mobile. El líder de cuadrilla Tony y su equipo tienen hambre y necesitan tomar un descanso de la productiva jornada que están teniendo. Tony vuelve a iniciar sesión en Aspire Mobile y navega hasta el botón Time (Tiempo), situado en la parte inferior de la pantalla, para registrar el almuerzo.

Como líder de cuadrilla, Tony puede registrar el almuerzo para todos los miembros de su ruta; alternativamente, los miembros de la cuadrilla pueden registrar su almuerzo por su cuenta iniciando sesión en su cuenta de Aspire Mobile y seleccionando Registrar almuerzo.

🧠 ¡No es necesario detener el tiempo de un boleto de trabajo para tomar el almuerzo! Si el tiempo se encuentra activo actualmente en un boleto de trabajo, al seleccionar el botón Registrar almuerzo, le indicas a Aspire que el boleto de trabajo activo es aquel del cual se descontará el tiempo del almuerzo.

Revisando y Actualizando Asuntos

A veces surgen problemas en el lugar de trabajo que requieren ser atendidos. Aquí es donde entran en juego los «asuntos».

Supongamos que, antes de que el equipo llegue al lugar, el propietario de la propiedad reporta un inconveniente con el que necesita ayuda y que no forma parte del trabajo programado. El jefe de equipo registra esta solicitud como un «asunto».

Al visualizar el boleto de trabajo, el líder de equipo selecciona Asuntos pendientes, toca el icono de signo más y, a continuación, especifica el tipo de problema, redacta un comentario detallando la incidencia y, opcionalmente, adjunta una imagen que sirva como evidencia del problema.

Nota:

Cuando se crean asuntos en Aspire Mobile, el Propietario de la Cuenta de la Propiedad, el Gerente de Operaciones de la Propiedad y el Gerente de Sucursal recibirán un correo electrónico sobre la incidencia.

Tras añadir un asunto, éste aparece en la lista de Asuntos pendientes. Al hacer clic en un asunto, se muestran sus detalles. Los Líderes de Equipo pueden:

1. Marcar el asunto como completado si se ha resuelto.

2. Añadir un comentario, incluyendo imágenes adicionales.

3. Ver el texto y las imágenes del asunto en pantalla completa.

Saliendo Del Sitio De Trabajo

Detener el Tiempo en un Trabajo

Si el tiempo en el boleto de trabajo seleccionado se inició para algún miembro del equipo, entonces los botones de esos botones se etiquetarán Detener. Los Líderes de Equipo pueden detener o iniciar el tiempo en el boleto para todos o parte del equipo en su ruta. Cuando el equipo de el Líder de Equipo José haya terminado, puede hacer clic en Detener equipo para detener el registro del tiempo y el y su equipo podrán pasar al siguiente trabajo.

El boleto de trabajo completado se desplaza a la parte inferior de la pantalla Itinerario de boletos  y José y su equipo pueden viajar al siguiente lugar de trabajo.

📌Nota: Esto no significa que todo el equipo haya registrado la salida para ese día. Esto simplemente significa que el tiempo de trabajo ha terminado y el equipo puede viajar a su próximo trabajo. El tiempo entre los dos sitios de trabajo se considerará Tiempo de Trabajo Indirecto, también llamado Tiempo de Manejar.🛻

Terminando El Día

Antes de que finalice el día, puede confirmar que todos los detalles y notas del trabajo estén actualizados y registrar la salida del día. Puede revisar los trabajos completados del día y realizar un seguimiento de los asuntos pendientes de los clientes que requieren atención.

Para estar preparado, puede mirar el horario de mañana y preparar los materiales necesarios. Con Aspire Mobile, puede terminar cada día organizado, con planes claros para comenzar bien el día de mañana. ¡Terminar el día con Aspire coloca a su equipo en la mejor posición para afrontar el día siguiente!

Registrar La Salida Del Día Con Líder De Equipo

Los Líderes de Equipo pueden indicar a los miembros de su equipo que registren su salida ellos mismos o pueden registrar la salida de todos durante el día. Al final de cada día, los líderes de equipo pueden usar Aspire Mobile para registrar la salida de todo su equipo a la vez. Con solo unos pocos toques, el Líder de Equipo José puede registrar las horas de finalización de todos los miembros de su equipo en su ruta. ¡Esto permite concluir rápidamente el turno del día!

No olvide que Aspire Mobile se puede configurar para que los miembros del equipo puedan registrar su propia salida el día en que termine su turno.

Características Adicionales

En Aspire Mobile , hay funciones adicionales disponibles que quizás quieras considerar ofrecer para que las utilicen los Líderes de Equipo.

Forzar Sincronización

La función de Sincronización forzada en Aspire Mobile le permite sincronizar manualmente sus datos con la nube en cualquier momento. Esto resulta útil si sabe que está a punto de entrar en una zona de baja conectividad y desea asegurarse de tener acceso a toda la información más reciente de sus rutas.

Seleccione el icono de tres líneas situado en la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir el menú de acciones y, a continuación, seleccione Forzar sincronización.

Mientras se sincronizan los datos, puede verificar su estado seleccionando el icono de la nube, situado junto al icono de la campana en la esquina superior derecha de la pantalla. El icono de la nube solo está disponible cuando los datos se están sincronizando o están en cola para sincronizarse.

Gestionar navegación

Puede habilitar las preferencias de navegación para los equipos, permitiéndoles personalizar qué funciones se muestran en su panel de navegación. Cuando se habilita este rol de usuario, los líderes de equipo disponen de la opción «Gestionar navegación» en el menú de la aplicación. Al seleccionarla, pueden arrastrar y soltar hasta 5 funciones en su panel de navegación. Cualquier función que no se añada al panel aparecerá en el menú de la aplicación. Puede habilitar esta función en la sección «Mobilel» de la pantalla Administración > Configuración > Aplicación.

Nota:

La función situada en la parte superior de la lista es la función predeterminada de la aplicación y aparecerá en primer lugar cuando un usuario inicie sesión.

Usando Weathermatic

Weathermatic es una integración opcional de terceros que proporciona soluciones de riego/irrigación con sistemas de riego/irrigación. Weathermatic se puede abrir en la pantalla de detalles del boleto de trabajo.

Estos sistemas ofrecen manejo remoto cuando los equipos están fuera del sitio de trabajo.

Cuando se hace clic en el enlace de Weathermatic por primera vez para una propiedad, Aspire navega a Weathermatic y utiliza la geolocalización de la propiedad seleccionada. Se muestra el sitio web de Weathermatic mostrando una lista de todas las propiedades dentro de una milla de la ubicación especificada.

Cuando el usuario selecciona uno de los sitios de trabajo de la lista, ese sitio se vinculará a la propiedad de Aspire para que, en el futuro, al seleccionar el enlace Weathermatic para esa propiedad se acceda directamente a la pantalla de administración de la propiedad.

Luego se mostrará la pantalla Weathermatic Property Management.

Usando Modo Nieve

Para activar el Modo Nieve, seleccione Modo Nieve después de iniciar sesión en Aspire Mobile en Ajustes.

Cuando está en Modo Nieve, se muestran boletos de trabajo con servicios y artículos que tienen Nombres de Categoría con Nieve.

📌Nota: El Modo Nieve en la página de inicio de sesión de Aspire Mobile solo está disponible si su sistema Aspire tiene el Modo Nieve habilitado en Configuración en Administración.