Time-Based Scheduling

Programación basada en el tiempo

¿Qué hay de nuevo? 

La programación basada en el tiempo le permite programar visitas recurrentes y no recurrentes en momentos específicos en lugar de solo en un día específico. Esta flexibilidad de programación adicional le proporciona una forma de establecer horas de trabajo para su tripulación, ver el tiempo disponible en el tablero de horarios y programar visitas nocturnas. Esta característica puede ser aprovechada por todos los clientes de Aspire, pero es particularmente útil para nuestros clientes que realizan trabajos de riego y limpieza.  

Requisitos 

Para utilizar esta funcionalidad, primero se debe habilitar un indicador de característica para permitir el acceso a su empresa.

Configuración 

Una vez que el indicador de característica esté habilitado, deberá configurar los ajustes de Sucursal y Ruta antes de poder programar visitas basadas en el tiempo. 

Configurar las opciones de sucursal

Habilite la funcionalidad en el nivel de sucursal siguiendo estos pasos: 

1. Vaya al menú Administración . 
2. Seleccione Organización. 
3. Elija una rama de la  lista de búsqueda Sucursales. 
4. Vaya a la pantalla de detalles de la rama, desplácese hasta la parte de la página Programación de informes de tiempo y habilite la Programación basada en tiempo. 
   1. Debe especificar una zona horaria en la pantalla Detalles de la rama para utilizar la programación basada en el tiempo. 
5. Clic  Salvar.

Tenga en cuenta

• La programación basada en tiempo no se puede deshabilitar en el nivel de sucursal si hay rutas dentro de las ramas que tienen habilitada esta funcionalidad. 

Configurar la configuración de ruta y las horas de trabajo

Una vez habilitada la programación basada en el tiempo en el nivel de sucursal, puede establecer las horas de trabajo de la ruta. Las horas de trabajo de la ruta describen los plazos de disponibilidad bajo los cuales programar una visita basada en el tiempo. Siga los pasos a continuación para habilitar la programación basada en el tiempo en el nivel de ruta y para establecer las horas de trabajo de la ruta: 

1. Vaya al módulo Programación . 
2. Haga clic en el menú de tres puntos. 
3. Seleccione Administrar rutas. 
4. Haga clic en la ruta deseada en la pantalla de la lista de búsqueda. Seleccione Programación basada en tiempo para ver la opción para establecer horas laborables. 
5. Seleccione un día para el que establecer sus horas de trabajo de ruta. 
6. Haga clic en el icono de agregar. 
7. Haga clic en el icono del reloj en las columnas Inicio y Fin para agregar las horas de inicio y finalización para los días que ha seleccionado.

Tenga en cuenta

• La fecha y hora de finalización solo se pueden seleccionar después de seleccionar la fecha y hora de inicio. 
• Las horas que especifique se ordenan y agrupan por día. 
• Los intervalos de tiempo que designe no pueden superponerse entre sí. 
  • Por ejemplo, en el caso de que esté creando horas de trabajo para incluir un turno nocturno que se programará de 9:00 p.m. a 3:00 a.m. a partir del martes por la noche, debe establecer un rango de tiempo de 9:00 p.m. a 11:59 p.m. el martes y otro rango de tiempo de 12:00 a.m. a 3:00 a.m. el miércoles.   
• Si se crean todos los intervalos de tiempo posibles para un día en particular, ese día ya no aparecerá en el menú desplegable Horas laborables . 
• Si la programación basada en el tiempo está deshabilitada para una ruta, los tiempos de visita se eliminarán de todas las visitas dentro de la ruta y se puede modificar la secuencia en la que se programó la ruta basada en el tiempo. Verá aparecer el siguiente cuadro de diálogo de confirmación cuando elija deshabilitar la programación basada en el tiempo para una ruta. 

Programar una visita basada en el tiempo

Una vez que haya establecido sus horas de trabajo de ruta, puede ir al tablero de horarios y programar una visita basada en el tiempo para un ticket de trabajo programado utilizando uno de los siguientes métodos: 

**Para cada método, se recomienda cambiar el campo Horas de Hombre a Tripulación. Esto producirá una mejor estimación del tiempo porque indica que toda la tripulación llevará a cabo el trabajo, no solo una persona.**

Método #1

1. Vaya al módulo Programación .  
2. Haga clic en el icono Lista de tickets de trabajo. 
3. Seleccione un ticket de trabajo programado. 
4. Haga clic en el icono Agregar junto al campo Visitas . 
5. Designe la ruta en la que designó la programación basada en el tiempo. 
6. Haga clic en el icono del calendario junto a Fecha de inicio de la visita para establecer la fecha y la hora de inicio de la visita.  
7. Haga clic en el icono del calendario junto a Fecha de finalización de la visita para establecer la fecha y la hora para el final de la visita. 

Método #2

1. Vaya al módulo Programación . 
2. Abra el cajón de tickets de trabajo. 
3. Arrastre y suelte un ticket de trabajo en el tablero de programación. 
4. Haga clic en el mosaico designado . 
5. Haga clic en el menú de kebab en el lado derecho del mosaico y seleccione Editar visita en el menú desplegable. 
6. Haga clic en el icono del calendario junto a la Fecha de inicio de la visita y la Fecha de finalización de la visita para establecer la fecha y hora de la visita. 
7. Haga clic en Guardar. 

Tenga en cuenta:

• Si intenta programar una visita que entra en conflicto con la hora programada de una visita existente o que tiene lugar fuera del horario de trabajo de la ruta, verá un modal de advertencia que le informará del conflicto y le pedirá que confirme o cancele la acción. 
• Puede crear visitas consecutivas en las que la hora de finalización de una visita se puede compartir con la hora de inicio de la  otra visita. 
• Las visitas sin hora de inicio y finalización aparecerán debajo de los horarios por hora dentro de una ruta.  
• La función de optimización de rutas se desactivará para las rutas basadas en el tiempo. 
• Mover una visita basada en el tiempo a una ruta que no está basada en el tiempo convertirá esa visita en una visita basada en el día.
• Al ver el horario en Crew Mobile, la zona horaria reflejará la ubicación del miembro de la tripulación que usa la aplicación. 
• Si arrastra y suelta un ticket de trabajo a una ruta que se encuentra en una zona horaria diferente, la hora de inicio reflejará la zona horaria de la nueva ruta. 
  • Por ejemplo, si mueve un ticket de trabajo que comienza a las 11:00 PM CST del lunes a un lunes en una ruta con una zona horaria estándar del este, la hora de inicio se actualizará para reflejar las 12:00 AM EST del martes.  

Navegar por las visitas basadas en el tiempo en el tablero de horarios

1. Todas las rutas basadas en el tiempo tendrán un icono de reloj junto a la zona horaria que se utiliza en el encabezado Ruta en el tablero de programación. 
2. Un banner atenuado de horas de trabajo indica que no hay visitas programadas dentro del bloque de tiempo establecido. 
3. Una pancarta azul de horas de trabajo indica que hay visitas programadas dentro de los parámetros de las horas de trabajo de la ruta. 
4. Un bloque de tiempo que contiene un tono rojo indica que hay visitas programadas que entran en conflicto con el tiempo de las visitas existentes o que la visita está fuera del horario de trabajo de la ruta. 
5. Aparecerá un icono de enlace en los carteles que no se pueden modificar porque son parte de una visita basada en el tiempo que abarca varios días.
   1. En este caso, debe modificar esta visita desde el cartel que contiene la hora de inicio. 

Visitas nocturnas

Puede utilizar la programación basada en el tiempo para crear visitas nocturnas.  Tenga en cuenta lo siguiente al programar una visita que abarque varios días: 

• Una visita de varios días aparecerá en mosaicos separados en el tablero de horarios para indicar los días en que comienza y termina la visita.
  • Por ejemplo, una visita que abarca desde el lunes a las 11:00 p.m. hasta las 2:00 a.m. del martes no aparecerá como un mosaico el lunes, aparecerá como de 11:00 a 11:59 p.m. en el mosaico del lunes y de 12:00 a 2:00 a.m. en el mosaico del martes. 
• Solo puede ver las horas que indican la duración de la visita en la esquina inferior derecha del mosaico con los detalles de la fecha de inicio de la visita. El mosaico que muestra la hora de finalización siempre mostrará un valor de duración de 0,00. 
• Puede estirar el boleto que muestra la hora de finalización en todo el tablero de horarios, pero debe eliminar y arrastrar y soltar una visita nocturna utilizando el cartel que muestra la hora de inicio. 
  • Si intenta realizar cambios desde un icono que no contiene la hora de inicio, se rellenará un mensaje de error. 

Boleto rápido para una ruta basada en el tiempo

Si crea un billete rápido para una ruta basada en el tiempo, debe convertirlo en un billete nuevo o existente antes de poder modificar la hora.

Horario de servicio de trabajo

Notará que al establecer horarios de visitas recurrentes desde el modal Servicio de trabajo en lugar de asignar un día, porcentaje de horas y un valor de secuencia para una ruta, deberá asignar un tipo de horario recurrente, un día, hora de inicio y finalización y el porcentaje de horas. 

Ruta basada en el tiempo	Ruta de un día

Visita la vista previa 

Junto con esta nueva característica, hay una nueva funcionalidad de vista previa de visita que le permite ver y administrar información sobre una visita rápidamente. A continuación se muestra una descripción de todas las funciones de vista previa de visitas disponibles.  

Función	Descripción
	Haga clic en la hora del hipervínculo para ver y administrar la Fecha de inicio/finalización de la visita, Horas/Día y para ver el Tamaño de la ruta asociado con la ocurrencia de la visita.
	Haga clic en el número de oportunidad hipervinculado para ver y administrar la pantalla de detalles de oportunidades.
	Haga clic en el número de ticket de trabajo con hipervínculo para ver y administrar la pantalla de detalles de los tickets de trabajo .
	Haga clic en el hipervínculo Recurrencia de visitas para ver y administrar los detalles de la visita.
	Haga clic en el nombre de la propiedad con hipervínculo para ver y administrar la pantalla de detalles de la propiedad.
	Haga clic en la dirección del establecimiento para ver la ubicación mediante Google Maps.
	1. Haga clic en el nombre del contacto para ver y administrar la pantalla de detalles de Contactos . 2. Haga clic en el hipervínculo de correo electrónico para enviar un correo electrónico.

Preguntas Frecuentes

Pregunta: ¿Puedo reprogramar una visita basada en el tiempo en una ruta que no está basada en el tiempo? 

Respuesta: Sí, al reprogramar una visita basada en el tiempo a una ruta que no se basa en el tiempo, se eliminará la fecha de inicio y finalización de esa visita. Si arrastra la visita de vuelta a una ruta basada en el tiempo, podrá agregar las horas de inicio y finalización de la visita utilizando el modal Confirmar detalles de la visita.

Pregunta: ¿Qué sucede con mi visita programada en una ruta basada en el tiempo si la funcionalidad basada en el tiempo está deshabilitada en esa ruta? 

Respuesta: La visita seguirá apareciendo el día en que estaba programada, pero las horas de inicio y finalización ya no aparecerán en el cartel ni en la ventana Vista previa rápida .   Deberá confirmar que se mantiene la secuencia de visitas.

Pregunta: ¿Puedo mover masivamente las visitas programadas basadas en el tiempo? 

Respuesta: Sí, se conservarán las horas de inicio y finalización de las visitas que se trasladan a otro día basado en el tiempo. Si una visita entra en conflicto con una visita programada existente, el fondo del cartel estará sombreado en rojo. También puede mover de forma masiva una mezcla de visitas basadas en el tiempo y no basadas en el tiempo a una ruta basada en el tiempo o no basada en el tiempo. Mover las visitas basadas en el tiempo a una ruta que no esté basada en el tiempo despejará las horas de inicio y finalización de la visita. Mover una visita que no está basada en el tiempo a una ruta basada en el tiempo requerirá establecer las horas de inicio y finalización de cada visita. 

Pregunta: ¿Qué sucede si cambio la zona horaria a nivel de sucursal? 

Respuesta: Deberá actualizar el horario de trabajo de la ruta y los horarios de inicio y finalización de la visita. Antes de confirmar los cambios en la zona horaria en el nivel de sucursal , verá el siguiente mensaje de advertencia si la rama contiene rutas con programación basada en el tiempo. 

es a la zona horaria en el nivel de sucursal, verá el siguiente mensaje de advertencia si la rama contiene rutas con programación basada en el tiempo.