Estimate Screen

La pantalla Estimación está disponible en la pantalla Oportunidad y permite al usuario crear y editar la estimación de costos asociada con cualquier oportunidad de contrato u orden de trabajo.

La pantalla proporciona una representación jerárquica de 3 niveles del precio de la oportunidad.  Los tres niveles de la jerarquía son:

1. Nivel de grupo de servicio: el nivel de grupo de servicio es un campo de forma libre que permite al usuario agrupar lógicamente los servicios que la empresa proporcionará al cliente en apoyo de la oportunidad. Se pueden agregar y eliminar nuevos grupos a voluntad. Los grupos se pueden mostrar en las propuestas impresas si se desea para proporcionar claridad a los clientes. Los administradores del sistema pueden trabajar con el equipo de AspireCare para definir los diseños de las propuestas y determinar si deben mostrar grupos. Para los contratos, se proporciona un grupo especial llamado Servicios opcionales como el último grupo en la estimación.
2. Servicio – El nivel de servicio especifica los servicios que el usuario propone proporcionar al cliente para la orden de trabajo o contrato.
3. Artículos : el nivel de artículos identifica los componentes de costo individuales para proporcionar el servicio.  Por ejemplo, para proporcionar un determinado servicio, la empresa puede requerir ciertas horas de mano de obra, diversos materiales y tal vez un equipo para apoyar el trabajo.  Cada elemento se enumera en el servicio para el que se requiere. Los artículos del kit se pueden crear en el catálogo de artículos que combina varios elementos en un solo elemento que los usuarios pueden agregar a una estimación, agregando así todos los elementos relacionados simultáneamente.

Cuando el usuario entra inicialmente en la pantalla Estimación de un contrato u orden de trabajo que inició sin seleccionar una plantilla de oportunidad, la jerarquía está vacía, como se muestra a continuación:

Área total

Se muestra un área Totales en la parte inferior de la pantalla Estimación . El área Totales se puede configurar para mostrar sólo Margen bruto seleccionando la opción Mostrar sólo margen bruto en la pantalla de estimación en la ficha Aplicación de la pantalla Configuración de la aplicación .  Los valores del área Totales se actualizan a medida que se agregan servicios y elementos a la estimación o se modifican los valores asociados. El área Totales puede flotar para que siempre esté visible mientras se desplaza por la estimación, o se puede fijar en la parte inferior de la estimación para que se pueda desplazar fuera de la pantalla. Este comportamiento está determinado por la configuración de la casilla de verificación Mostrar ventana de totales flotantes en la pantalla de estimación en la ficha Personalizaciones de la pantalla Usuario , que puede establecer el usuario individual que ha iniciado sesión. El valor del margen bruto que se muestra en esta área normalmente muestra el margen bruto basado en la siguiente fórmula:

Margen bruto neto (%) = (Rev total - (costo de mano de obra + costo de material + costo de equipo + otro costo + subcosto)) / (Rev total)

Para algunas empresas, puede ser deseable excluir los costos de los subcontratistas de los ingresos totales en el denominador. Una opción Mostrar margen bruto menos Sub en la pantalla de estimación está disponible para representar el margen bruto utilizando la siguiente fórmula:

Margen bruto neto (%) = (Rev total - (costo de mano de obra + costo de material + costo de equipo + otro costo + subcosto)) / (Rev total - subcosto)

El impuesto sobre las ventas estimado se puede mostrar en el área Totales para las estimaciones completadas habilitando el parámetro del sistema, Mostrar impuesto al estimar.

Función básica de pantalla

En el diagrama anterior, solo se puede ver el nivel de grupo porque aún no se han agregado servicios.  

El siguiente diagrama muestra que después de que el usuario escribe un nombre de grupo y presiona Enter, Aspire agrega una fila en la que puede introducir un servicio. En este punto, podemos ver dos niveles de la jerarquía: el mantenimiento de rutina representa un grupo, al igual que el grupo especial, servicios opcionales. Hay un segundo nivel que permite al usuario agregar un servicio. Sólo pueden añadir servicios que se hayan definido en el service catalog. Después de la etiqueta del grupo, Aspire muestra el icono Notasdel grupo. Al hacer clic en este icono, se muestra un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir una descripción para ese grupo. Esta descripción puede incluirse en los diseños de las propuestas.

Si el usuario coloca el cursor en el campo Agregar un servicio y comienza a escribir, Aspire mostrará los servicios disponibles cuyos nombres contienen el texto que ha escrito hasta ahora. Pueden seleccionar uno de los elementos de la lista haciendo clic en él o usando la flecha hacia abajo para seleccionar una opción y presionando la tecla Entrar .

Una vez que se agrega un servicio, Aspire proporciona un lugar para que el usuario agregue un elemento como se muestra en el siguiente diagrama: 

A diferencia de un servicio que debe definirse en el catálogo de servicios antes de poder agregarse a una estimación, opcionalmente se puede crear un elemento de catálogo sobre la marcha. En el diagrama anterior, hemos escrito "weed" en el campo Item . Aspire muestra una lista de artículos coincidentes del catálogo de artículos de la que el usuario puede simplemente seleccionar un elemento de la lista desplegable. Además, proporciona una opción en la parte superior titulada Nuevo elemento de una sola vez. Al seleccionar esta opción, se muestra una ventana que guía al usuario a través de la adición de un elemento de un solo uso que no está almacenado en el catálogo de artículos.

Cuando el usuario selecciona un elemento para agregar a la estimación, Aspire proporciona un icono de búsqueda que muestra la pantalla Búsqueda de  artículos del catálogo que da acceso a capacidades más avanzadas de filtrado y selección de artículos. 

La pantalla Búsqueda de artículos del catálogo ayuda al usuario a seleccionar varios elementos que se agregarán a la estimación.  El usuario puede seleccionar/anular la selección de elementos haciendo clic en la casilla de verificación situada junto a cada elemento.

Filtrado : la fila superior de la cuadrícula proporciona una búsqueda que se puede utilizar para restringir los elementos mostrados, lo que facilita la identificación y selección de elementos. A medida que el usuario selecciona elementos y cambia el filtro, todas las selecciones se mantienen y el contador de selección continúa aumentando incluso cuando algunos elementos seleccionados anteriormente ya no son visibles en el área de selección. Si el usuario coloca el cursor en uno de los campos de filtro y comienza a escribir, verá la lista desplegable de opciones disponibles que se filtran a medida que escribe. Para reducir los elementos mostrados, el usuario puede escribir algunos caracteres y seleccionar un elemento de la lista desplegable, o introducir algunos caracteres y presionar las teclas TAB o ENTRAR, o hacer clic en el icono Filtro para restringir la lista en función de los elementos que contienen la cadena especificada. Si se especifica un filtro, aparece el icono Borrar junto al valor del filtro. Al hacer clic en el icono Borrar se borra el filtro.

Cuando el usuario haya terminado de seleccionar los elementos que desea agregar a la estimación, al hacer clic en Guardar , se vuelve a mostrar la pantalla Estimación con los nuevos elementos agregados. 

Por lo general, se recomienda definir completamente el catálogo de artículos y evitar la creación de artículos de un solo uso. Esto ayudará a garantizar que los diferentes estimadores de la empresa sean coherentes porque la información estándar se incluye con los artículos del catálogo de artículos.   Los artículos de una sola vez se utilizan normalmente para material vegetal poco común que la empresa no desea en el catálogo de artículos.

Se proporciona información adicional sobre las prácticas de estimación en los temas de Estimating.

La pantalla Estimación tiene diferencias sutiles dependiendo de si la oportunidad es un contrato o una orden de trabajo. Primero veremos la pantalla Estimación para una orden de trabajo y luego anotaremos las diferencias para un contrato.