Payment Screen

La pantalla Pago se puede utilizar para ver un pago previamente registrado, registrar un pago y/o aplicar una nota de crédito a una factura. Es accesible desde las siguientes ubicaciones.

1. Seleccionar un pago existente (no una nota de crédito) en la pantalla Lista de búsqueda de pagos
2. La nueva opción de pago en la barra de herramientas de Aspire
3. La opción Nuevo pago en el icono Agregar  está disponible en la parte superior de la pantalla Lista de búsqueda de pagos
4. Hacer clic en el icono Agregar pago  para una factura que aparece en la pantalla Lista de búsqueda de facturas
5. Al hacer clic en el icono Agregar pago está disponible para las propiedades enumeradas en la pantalla Lista de búsqueda de cuentas por cobrar.

Al crear un nuevo pago utilizando las opciones 2 o 3, arriba, antes de que Aspire muestre la pantalla Pago , muestra la pantalla Seleccionar cuenta de pago como se muestra a la derecha. Esto permite al usuario especificar quién es responsable del pago, ya sea una empresa o un contacto, lo que permite a Aspire mostrar la lista de facturas de las que la empresa o el contacto es responsable de la facturación.  Alternativamente, la pantalla permitirá al usuario introducir un número de factura al que se debe aplicar el pago. Si el usuario introduce un número de factura, Aspire verifica que se trata de un número de factura válido y que queda un importe pendiente de pago en la factura. Si la factura especificada es válida, Aspire muestra la pantalla Pago asociándola con el contacto de facturación^b en la factura, la factura se selecciona^c en la lista de facturas y el importe de la factura se establece de forma predeterminada en el campo Importe^d como se muestra a continuación.

Para las cuentas comerciales, es una buena práctica configurar el sistema para que el usuario pueda elegir una empresa responsable de cada propiedad. En esta pantalla, una vez que el usuario haya especificado un número de empresa, contacto o factura, haga clic en el icono Guardar para mostrar la pantalla Pago .

La siguiente imagen muestra el diseño de la pantalla Pago .

Al crear un nuevo pago, si el usuario no aplica todo el pago a las facturas, Aspire guardará un crédito. Si queda un saldo de crédito para el pago cuando el usuario hace clic en el icono Guardar , Aspire solicita al usuario una nota para asociarla con el pago/crédito.

En la tabla siguiente se describe cada una de las secciones y elementos de pantalla:

Descripción del elemento
Sección a de contexto de factura de pago: esta sección permite al usuario actualizar el contexto del pago que se está realizando y determina qué facturas y / o créditos se muestran. Al entrar en la pantalla Pago al crear un nuevo pago, se proporciona el contexto para los campos de esta sección
Empresa (nueva)	Permite al usuario especificar la empresa que está realizando el pago. Para los pagos existentes, el campo contiene inicialmente la empresa previamente seleccionada para el pago. Para los nuevos pagos, el campo contiene inicialmente la empresa especificada en el cuadro de diálogo que se muestra al entrar en la pantalla Pago . Cuando el usuario cambia el valor en el campo de empresa, Aspire actualiza la lista de contactos para mostrar solo los contactos asignados a esa empresa.
Contacto (Nuevo)	Permite al usuario especificar el contacto que realiza el pago. El menú desplegable para este campo solo pone a disposición los contactos asociados con la empresa seleccionada. Si no se selecciona ninguna empresa, todos los contactos están disponibles para su selección.
Propiedad u oportunidad	Anteriormente etiquetado como "Depósito para". Permite al usuario elegir una propiedad u oportunidad. La propiedad u oportunidad que elijan filtra la lista de facturas que se muestra en la Sección de Facturas y la lista de créditos que se muestra en la Sección de Créditos. A medida que el usuario escribe en este campo, la lista de opciones disponibles se reduce a las propiedades que contienen la cadena que han escrito. Si seleccionan un valor para este campo y no asignan inmediatamente ninguna parte del pago a una factura, aún podrán guardar el pago. Se guardará la selección de propiedad u oportunidad. El usuario podrá volver más tarde para asignar a la factura específica (o facturas). El usuario solo puede ingresar este valor cuando crea inicialmente el pago. Después de haber creado y guardado el pago, cuando vuelvan al pago, este campo será de solo lectura. Aspire permitirá al usuario aplicar un solo pago a las facturas de múltiples propiedades. Si anticipan que este será el caso cuando reciban un pago, no deben seleccionar un valor en el campo Depositar para .
Sección b de totales de pantalla: esta sección proporciona totales que se actualizan a medida que se aplican los pagos o los créditos existentes a las facturas. Se desplazó de abajo hacia arriba para que siempre esté visible al desplazarse por las facturas.
Factura(s) seleccionada(s)	Muestra la suma de los importes de pago de todas las facturas seleccionadas en la lista de facturas.
Tarifa(s)	Muestra la suma de las tarifas de pago electrónico de la columna Tarifa de la sección Lista de facturas.
Crédito(s)	Muestra el importe del crédito que se aplicará a la empresa/contacto en función del total del pago y de las facturas y créditos seleccionados. Si se seleccionan créditos y se aplican a las facturas, esta cantidad puede ser negativa, lo que refleja que cuando se aplica el pago, algunos de los dólares de crédito disponibles se aplicarán a las facturas.
Total del pago	Monto total del pago, que es la suma de los pagos de facturas, tarifas y créditos. Permite al usuario especificar el importe del pago. Si elige facturas haciendo clic en sus marcas de verificación en la sección Factura sin haber ingresado un importe, Aspire actualizará el importe para que coincida con la suma de las facturas, créditos y tarifas seleccionados. Sin embargo, si ingresan un valor directamente en el campo Importe, el valor que ingresen tendrá prioridad y Aspire ya no lo actualizará a medida que modifiquen las selecciones de factura. Hay un icono Restablecer monto  de pago junto al campo que permite al usuario borrar el valor para que se calcule mediante selecciones de factura / crédito. Si no hay pago y solo están usando la pantalla de pago para aplicar un crédito a las facturas, deben asegurarse de que el campo Monto sea $ 0 antes de guardar el pago.
Secciónc de información de pago: esta sección permite al usuario ver y especificar información sobre el pago.
Fecha de pago	La fecha en que se recibe el pago.
Método de pago	Seleccione de la lista desplegable para especificar cómo el cliente realiza su pago. Las opciones proporcionadas son: cheque, tarjeta de crédito, efectivo, EFT (transferencia electrónica de fondos) o métodos de pago electrónico (es decir, tarjeta de crédito, tarjeta de débito o EFT) definidos para el contacto seleccionado. La capacidad de seleccionar métodos de pago electrónico en esta pantalla es nueva para Aspire V5.3.  Si el usuario selecciona un método de pago electrónico específico de contacto al crear un nuevo pago, al guardar el pago, Aspire iniciará el pago. El usuario puede optar por utilizar la opción Agregar nuevo método de pago para ingresar la información de la tarjeta de crédito para el contacto sobre la marcha. Si el usuario selecciona un método de pago electrónico cuando ya se han seleccionado créditos para ser aplicados al pago, Aspire borra la sección de crédito y muestra una notificación como se muestra a la derecha. Algunos procesadores de tarjetas de 3rd party validarán los números asociados con una tarjeta de crédito o una cuenta bancaria sin tener en cuenta el tipo de pago real (tarjeta de crédito, ACH, etc.) Como tal, es posible que un usuario que está agregando un método de pago ACH / eCheck utilizando su número de ruta y cuenta vea que el logotipo de una tarjeta de crédito (MasterCard, Visa o American Express) aparece por error. Este problema solo puede ser solucionado por el procesador de tarjetas de 3rd party. Sin embargo, cuando esto suceda, borre completamente los números en la pantalla Nuevo método de pago y seleccione el Tipo de pago correcto en el menú desplegable antes de guardar el método de pago.
Nº de referencia	Permite al usuario especificar un número o código que identifique el pago. (es decir, número de cheque). Para las tarjetas de crédito, una práctica común es ingresar un prefijo "cc" seguido de un número que representa la fecha, es decir, "cc170715".
Rama	Permite al usuario especificar la sucursal a la que se debe asociar el pago.
Lista de facturas Sección d: esta sección muestra una lista de facturas a las que se puede aplicar el pago. La lista se rellena inicialmente en función de la selección al entrar en la pantalla. El usuario puede modificar la lista de facturas disponibles eligiendo un valor diferente en el campo Depositar para. Aspire permite al usuario hacer clic en los encabezados de columna para ordenar por la columna especificada. Cuando se hace clic en un encabezado de columna, la columna se ordena y una flecha indica si está ordenada en orden ascendente (arriba) o descendente (abajo).
Casilla de verificación Selección	Permite al usuario seleccionar la(s) factura(s) a la(s) que deben aplicarse el pago. Consulte el campo Importe para obtener información adicional.
Prefijo	Sólo lectura. Muestra el prefijo de factura basado en la rama de factura.
Factura #	Sólo lectura. Muestra el número de factura.
Descripción	Identifica las facturas a las que se puede aplicar el pago. La lista de facturas predeterminadas se basa inicialmente en las selecciones a medida que el usuario ingresa a la pantalla representada por campos en la sección Contexto de factura de pago de la pantalla. Para cada factura, este campo muestra el nombre de la propiedad, el número de oportunidad y el servicio realizado.
Fecha de la factura	Sólo lectura. Muestra la fecha de factura de las facturas mostradas.
Importe de la factura	Sólo lectura. Muestra el importe de la factura de las facturas mostradas.
Saldo abierto	Sólo lectura. Muestra el importe de la factura que aún no se ha pagado antes del pago que se está registrando.
Pago	Permite al usuario introducir el importe del pago que debe aplicarse a cada factura seleccionada. Si no ha escrito explícitamente ningún valor en el campo Importe , cuando el usuario haga clic en la casilla de verificación junto a una factura para seleccionarla, Aspire colocará automáticamente el saldo abierto de esa factura en este campo e incrementará el campo Importe adecuadamente.
Tarifa (Nueva)	Sólo lectura. Este campo solo muestra un valor distinto de cero si el pago se aplica electrónicamente a través de Aspire. El valor se calcula automáticamente en función del importe que se paga en la factura multiplicado por el valor porcentual de la tarifa de tarjeta de crédito/débito especificado en la pestaña Pagos electrónicos de la pantalla Configuración de la aplicación .
Lista de créditos Sección e: muestra una lista de notas de crédito y créditos de pagos anteriores que no se aplicaron a las facturas. Si no hay créditos o notas de crédito, la lista estará vacía. Además, si el usuario ha seleccionado un método de pago electrónico, los créditos se ocultan. Aspire permite al usuario hacer clic en los encabezados de columna para ordenar por la columna especificada. Cuando se hace clic en un encabezado de columna, la columna se ordena y una flecha indica si está ordenada en orden ascendente (arriba) o descendente (abajo).
Créditos	Sólo lectura. Identifica el crédito o la nota de crédito. Para los créditos, muestra la fecha, el tipo de pago y el número de referencia del pago que generó el crédito. Para notas de crédito, muestra la fecha de la nota de crédito, la palabra "nota de crédito" y el número de nota de crédito.
Pagos y notas de cobro	Sólo lectura. Muestra una sección de Notas de  pagos y cobros. Si hay notas asociadas con el crédito o la nota de crédito. Cuando se hace clic en la pestaña, Aspire muestra las notas. Para editar la nota, el usuario debe dirigirse a la nota de crédito o pago con la que está asociada la nota.
Propiedad u Oportunidad (nueva)	Sólo lectura. Muestra la propiedad u oportunidad a la que estaba vinculada la nota de crédito o el pago de crédito cuando se creó.
Monto del crédito	Sólo lectura. Importe del crédito o nota de crédito.
Saldo abierto	Sólo lectura. Muestra el importe del crédito o la nota de crédito que aún no se ha aplicado a ninguna factura anterior al pago que se está registrando.
Pago	Permite al usuario introducir el importe del crédito que debe aplicarse a las facturas seleccionadas. Cuando eligen un crédito habilitando su casilla de verificación, el saldo abierto de crédito se completará en este campo. El usuario puede cambiar el valor de esta columna para especificar el importe del crédito que se aplicará a las facturas existentes.
Secciónf de Notas: solo contiene un campo Notas .
Notas	Muestra una nota asociada al pago y permite al usuario actualizar la nota. Al hacer clic en el campo Nota, se muestra un editor para modificar la nota.
Barra de pie de página
Icono Guardar	Al crear un nuevo pago, guarda el pago. Si el usuario ha seleccionado un método de pago electrónico, Aspire inicia la transacción de pago con el procesador de pagos y notifica al usuario que el pago tardará varios minutos en procesarse. El pago no estará disponible en la pantalla Lista de búsqueda de pagos hasta que se haya procesado.