Payroll Code Types

Cuando una empresa implementa Aspire, un gerente de cuentas de Aspire lo guiará a través del proceso de integración con el sistema de nómina. En esta sección se definen algunos de los términos que resulta útil comprender durante el proceso de configuración.

Tipos de códigos de nómina

Hay varios códigos relacionados con la nómina que deben configurarse en Aspire. Estos códigos de nómina son fundamentales para la integración con el sistema de nómina (es decir, QuickBooks) o el servicio de nómina (es decir, Cornerstone o Paychex). Estos códigos se establecen cuando configura Aspire por primera vez.

• Códigos de pago
• Códigos de sucursal
• Códigos de división
• Códigos de localidad / condado

Códigos de pago

Los códigos de pago y la información asociada con ellos determinan cómo se calcularán los pagos por horas específicas de los empleados en relación con su tasa de pago estándar durante el proceso regular de nómina. La tasa de pago estándar de un empleado se especifica seleccionando una Tabla de pagos en la pestaña Nómina del Contact screen. Los códigos de pago especificados en Aspire deben coincidir con el sistema o servicio de nómina. Los códigos de pago utilizados en Aspire se definen en la pantalla Código de pago de la lista de administradores. Los códigos de pago son totalmente personalizables, pero los ejemplos comunes de códigos de pago incluyen:

• Estándar por hora
• Horas extras por hora
• Vacaciones
• Nieve Premium

El código de pago predeterminado de un empleado está determinado por su programa de pago asignado. Las programaciones de pago se establecen en la pantalla Programación de pago de la lista de administradores. Los códigos de pago se definen en la pantalla Código de pago de la lista de administradores.

A medida que el tiempo de los empleados ingresa a Aspire, cada entrada se asocia con el código de pago apropiado. Los códigos de pago predeterminados asignados a los servicios en Aspire determinan el código de pago inicial asignado a una entrada de tiempo específica. El administrador de nómina puede anular los códigos de pago predeterminados para una entrada de tiempo cuando se acepta el tiempo en la pantalla Entrada de tiempo.

Cuando se define un código de pago, el usuario puede especificar cómo modificará el pago del empleado en función de su tasa de pago. Por ejemplo, el usuario puede especificar que se debe agregar una cantidad específica en dólares (es decir, $ 5) a su tarifa base cuando se aplica un código de pago, o que la tarifa base debe aumentarse en un cierto porcentaje. En algunas situaciones, sin embargo, el diferencial de pago para un código de pago (es decir, Prima de nieve), no se determina mediante una fórmula estándar, sino que se negocia individualmente con cada empleado. Si este es el caso, Aspire le permitirá, para cada empleado, agregar un conjunto de códigos de pago de anulación que determinarán, para cada empleado, su tasa de pago cuando se aplique un código de pago determinado. Estos códigos de pago de anulación se pueden especificar en la pantalla Anular códigos de pago disponible a través de la pestaña Administrador de recursos humanos de la pantalla Contacto para cada empleado. La aplicación de códigos de pago de anulación se describe en el siguiente diagrama.

Cuando la información de entrada de tiempo se transfiere a un sistema de nómina integrado (es decir, Paychex o QuickBooks) se incluyen códigos de pago. 

Los códigos de pago más comunes en Aspire son:

• Cada hora
• Día festivo
• Vacaciones
• Sueldo
• Regular
• Horas extraordinarias

Códigos de sucursal

Si la organización tiene varias sucursales, el usuario puede decidir separar la información de nómina por sucursal. Los códigos de sucursal permiten al usuario mapear ramas definidas en Aspire con el mecanismo apropiado en el sistema de nómina. Por ejemplo, en QuickBooks, las ramas de organizaciones de varias sucursales se definen como clases. En las Grandes Llanuras, se establecen como "ubicaciones". Al configurar una sucursal en Aspire en la pantalla Sucursal, el campo Código de sucursal se determina en función del valor definido en el sistema de nómina.

Códigos de división

Aspire permite al usuario asignar sus divisiones a divisiones definidas en el sistema o servicio de nómina. Por ejemplo, en QuickBooks, las divisiones se definen normalmente como clases o subclases y códigos asignados de la siguiente manera:

• Cuando una sola rama = clases de nómina de QuickBooks
• Cuando Multi-Branch = Subclases de QuickBooks Payroll de Ramas

El código de división del sistema o servicio de nómina (es decir.class o subclase de QuickBooks Payroll) se especifica en el campo Código de artículo en la pantalla División de lista de administradores.

Códigos de localidad

Los códigos de localidad permiten a Aspire proporcionar información al sistema o servicio de nómina para informar información de retención W-2 si se requiere que la compañía informe por lugar de trabajo para horas específicas de la tripulación. Si este es un requisito para la organización, el usuario puede establecer localidades (condados o ciudades según corresponda a la situación) en las que los miembros de la tripulación pueden trabajar en la pantalla Lista de búsqueda de localidades de la lista de administradores. El código de artículo para cada localidad de Aspire debe coincidir con el valor equivalente definido por el sistema o servicio de nómina.