Service Visit Checklists

Listas de verificación de visitas de servicio

¿Qué hay de nuevo? 

Experimente una gestión mejorada de tickets de trabajo con la capacidad de crear una lista de verificación de visitas que enumere individualmente las tareas que deben completarse dentro de un servicio que se puede agregar a todos los tipos de oportunidades. Esta granularidad añadida le proporciona la capacidad de garantizar que se lleven a cabo tareas específicas antes de que se complete un ticket de trabajo. En segundo lugar, se le proporciona información adicional sobre los tickets de trabajo. 

Requisitos 

• Para utilizar esta funcionalidad, primero se debe habilitar un indicador de característica para permitir el acceso a su empresa. 
• Debe tener el permiso View Visit Checklists habilitado bajo su rol de usuario para ver el Informe de listas de comprobación de visitas.

Configuración 

Una vez habilitada esta funcionalidad en el nivel de sistema y rama, puede configurar una lista de comprobación de visitas en un servicio que se puede agregar a las oportunidades asociadas a las propiedades asignadas a las ramas para las que está habilitada esta funcionalidad. 

Configurar los ajustes de administración

En primer lugar, habilite esta característica en el nivel del sistema siguiendo estos pasos: 

1. Vaya al menú Administración . 
2. Seleccione Configuración. 
3. Haga clic en Aplicación. 
4. Seleccione Habilitar listas de comprobación de visitas. 
5. Haga clic en Guardar. 

Configurar las opciones de   sucursal

Una vez que haya habilitado las listas de verificación de visitas a nivel de sistema, aparecerá la opción para habilitarlo en el nivel de sucursal y puede seguir los siguientes pasos para habilitar la función. 

1. 1. Vaya al menú Administración . 
2. Seleccione Organización. 
3. Haga clic en Ramas. 
4. Seleccione Habilitar listas de comprobación de visitas. 
5. Haga clic en Guardar. 

Tenga en cuenta

• Incluso si su empresa tiene una sucursal, debe habilitar esta configuración en el nivel de sucursal seleccionando la sucursal principal. 
• Si la característica Mejorar la seguridad de sucursales está habilitada, solo puede habilitar esta funcionalidad para las ramas a las que tiene acceso, pero puede ver todos los elementos de la lista de  comprobación. 

Configurar el elemento Listas  de comprobación de visitas

Después de habilitar la característica tanto en el sistema como en los niveles de sucursal, puede crear los elementos de visita que usará para componer las listas de comprobación de visitas. Estos elementos deben consistir en las tareas que deberán ser llevadas a cabo por la tripulación. Siga estos pasos para crear elementos de lista de comprobación de visitas. 

1. Vaya al menú Administración . 
2. Seleccione Estimación. 
3. Haga clic en Visitar elementos de la lista de verificación. 
4. Seleccione Nuevo. 
5. Asegúrese de que el interruptor Activo esté activado para que pueda agregar el elemento a su lista de verificación. 
6. Cree el nombre del elemento de la lista de comprobación de visitas. 
   1. El nombre debe indicar la tarea a completar, como ventanas limpias, etc.
7. Seleccione todas las sucursales para las que el elemento de la lista de comprobación de visitas debe estar disponible. 
8. Seleccione todas las divisiones para las que el elemento de la lista de comprobación de visitas debe estar disponible. 
9. Haga clic en Guardar. 
10. Haga clic en el menú de tres puntos para seleccionar la opción Eliminar  el elemento de la lista de verificación de visitas. 

Agregar elementos de la lista de comprobación de visitas a un servicio

Después de crear los elementos de la lista de comprobación de visitas, los usará para redactar listas de comprobación de visitas para servicios nuevos y existentes siguiendo las instrucciones que se indican a continuación. 

1. Vaya al menú Administración . 
2. Seleccione Estimación.  
3. Haga clic en Catálogo de servicios. 
4. Seleccione un servicio nuevo o existente. 
5. Vaya a la sección Lista de comprobación de visitas en la pantalla Detalles del servicio . 
6. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar uno debajo del encabezado Elemento de la lista de verificación para comenzar a agregar los elementos de la lista de verificación de visitas que ha creado. 
7. Seleccione Obligatorio para los elementos de la lista de comprobación que deben completarse y, por lo tanto, no se pueden eliminar de la Lista de comprobación de visitas. 
8. Elimine cualquier elemento de la lista de verificación que deba eliminarse de la lista seleccionando el icono azul de la papelera.
9. Haga clic en Guardar. 

Tenga en cuenta

• Utilice el campo de búsqueda del panel Lista de comprobación de visitas para navegar hasta los elementos de la lista de comprobación de visitas que se han agregado a la lista. 
• Para que un elemento de la lista de comprobación de visitas sea obligatorio, debe tener habilitado el permiso Hacer que los elementos de la lista de comprobación de visitas sean obligatorios en el permiso Administrador del catálogo de servicios en su función de usuario.  
  • Si tiene un rol de usuario Administrador de  sucursal, solo puede hacer que los elementos asignados a su sucursal sean obligatorios. 
  • Si tiene un rol de usuario Administrador sin este permiso habilitado, tendrá acceso de solo lectura para poder ver qué elementos del catálogo de servicios están marcados como obligatorios.  
    

• Ordene un elemento de la lista de comprobación de visitas arrastrando y soltando el elemento en el orden en que desea que se muestre y haga clic en Guardar criterio de clasificación para confirmar los cambios. 

• Para agregar un servicio de lista de comprobación de visitas a los contratos, primero debe habilitar Servicio de contrato en la pantalla de detalles del catálogo de servicios. 

Agregar y administrar listas de verificación de visitas en una oportunidad 

Una vez que tenga servicios que contengan las listas de verificación de visitas que creó, deberá incluir los servicios en una Oportunidad siguiendo los pasos que se enumeran a continuación:

1. Create an Opportunity .

2. Después de seleccionar Crear estimación, agregue los servicios que creó que contienen listas de verificación de visitas. 

3. Haga clic en el servicio de hipervínculo para ver y administrar su lista de verificación de visitas. 

4. Tenga en cuenta la siguiente información al administrar su lista de verificación de visitas: 

1. Lista de comprobación obligatoria Los elementos no se pueden quitar de los servicios de oportunidad y reflejan una marca de verificación atenuada en la columna Obligatorio del panel Lista de comprobación de visitas .  
2. Los elementos no obligatorios se pueden eliminar de la lista de verificación haciendo clic en el icono azul de la papelera resaltada junto al elemento. 
3. Puede agregar elementos adicionales seleccionando un elemento de lista de verificación existente en el menú desplegable Seleccionar uno o agregando un nuevo elemento de lista de verificación seleccionando primero Agregar elemento de lista de verificación de un solo uso en la parte superior del menú desplegable. 
   1. Puede agregar el mismo elemento a la misma lista de verificación de visitas más de una vez. De esa manera, puede explicar fácilmente la misma tarea que deberá completarse en diferentes pisos o en diferentes secciones de un edificio. 
   2. Los elementos que se agregan a la comprobación de visitas en el dispositivo Detalles del serviciono alterarán la lista de comprobación de visitas original que se configuró en el catálogo de servicios

Tenga en cuenta

• Las listas de verificación de visitas solo aparecerán en los servicios recién creados y no en los servicios de oportunidad existentes.

Gestión de listas de verificación de visitas en tickets de trabajo

Una vez que haya ganado la oportunidad, se incluirá una lista de verificación de visitas en cada visita asociada con un ticket de trabajo. Una lista de verificación de visitas se puede gestionar desde el visit details screen .  

Desde la pantalla de detalles de la visita de un ticket de trabajo, podrá hacer lo siguiente: 

1. Inicie una acción masiva^a uno o más elementos que se encuentren dentro de los 7 días calendario posteriores a la fecha de la visita. Tenga en cuenta que puede eliminar elementos de la lista de comprobación completados.  
   1. Marque un elemento de la lista de comprobación de visitas como completado para indicar que la tarea se ha completado. 
   2. Marque un elemento de la lista de comprobación de visitas como incompleto para indicar que la tarea sigue abierta. 
      1. Los elementos que se hayan completado y que estén marcados como incompletos eliminarán la marca de tiempo completada originalmente.
   3. Eliminar elementos de la lista de comprobación. 
      1. Los elementos obligatorios no se pueden eliminar. 
2. Agregar nuevos elementos de la lista de comprobación. 
   1. Los nuevos elementos de la lista de verificación solo se pueden programar en o antes de la fecha de visita programada. 
   2. Al agregar un nuevo elemento, puede aplicarlo a una visita individual o a todas las visitas asociadas con la oportunidad. 
3. Ver el estado^c del elemento de la lista de comprobación de visitas
   1. Abierto : la tarea no está completa. 
   2. Completa: la tarea está completa. 
4. Ver una marca de tiempo^d que indica cuándo se completó un elemento. 
5. Ver el estado de la lista de verificación de visitas.

   Icono de estadoe	Definición
   	Un elemento obligatorio tiene un estado abierto.
   	Todos los elementos obligatorios se completan.
   	Todos los elementos se han completado.

   1. También puede ver estos iconos de estado que indican el estado de una lista de verificación de visitas desde la pantalla Entrada de tiempo.

 Tenga en cuenta 

• Puede capturar y ordenar elementos haciendo clic y arrastrando el icono de cuadrícula a la izquierda de un elemento. 

Uso de la lista de comprobación de visitas en Crew Mobile 

 Utilice las instrucciones que se enumeran a continuación para ver y administrar las listas de verificación de visitas en Crew Mobile. 

 Ver y administrar la lista de verificación de visitas en Crew Mobile 

1. Una vez que hayas registrado dentro de Crew Mobile, navega hasta Horario.
2. Seleccione la ruta y el día bajo el cual está programado su boleto de trabajo . 
3. Seleccione su ticket de trabajo. 
4. Haga clic en Lista de verificación de visitas que aparecerá debajo de la opción Comenzar  con un resaltado rojo. 
   1. El número que ve a la derecha de la Lista de verificación de visitas indica el número de tareas abiertas. 
5. A continuación, podrá ver todas las tareas que deben completarse en el servicio asociado con el Ticket de trabajo. 
   1. Los elementos obligatorios aparecerán con un resaltado rojo y los elementos no obligatorios no se resaltarán.

Elementos de la lista de verificación de visitas completas o incompletas en Crew Mobile 

Siga los pasos que se pueden visitar los elementos de la lista de comprobación: 

1. Seleccione Iniciar en la pantalla del menú Ticket de trabajo . 
2. Haga clic en Iniciar trabajo. 
3. Haga clic en Atrás para volver a la pantalla del menú Tickets de trabajo . 
4. Selecciona Lista de comprobación de visitas de nuevo. 
5. Marque un elemento abierto para completar la tarea. 
   1.  Marque la casilla en la fila del encabezado para completar simultáneamente todas las tareas. 
6. Haga clic en Guardar.                                                                                                                                                                                    
7. Después de hacer clic en Guardar , verá nuevamente el menú del ticket de trabajo . Seleccione Detener trabajo una vez que haya completado algunas o todas las tareas enumeradas en la lista de verificación.
8.  A continuación, verá un mensaje para completar el ticket de trabajo.                                                                                                                                                        
   1.  Si selecciona Sí y se completan todos los elementos de la lista de comprobación, se le dirigirá de nuevo a la pantalla Programación . 
   2. Si selecciona Sí , pero hay elementos que no se han completado, el tiempo se detendrá automáticamente y verá una pantalla de advertencia de la lista de verificación de visitas que le dará la opción de marcar los tickets abiertos como completos.
      1. Si elige completar Todas las selecciones, el ticket se marcará como completado y se le redirigirá a la pantalla Programación . 
      2. Si no marca todos los elementos abiertos y, a continuación, selecciona Completar selecciones, el ticket no se completará, pero el estado de los elementos que se completaron se actualizará junto con las marcas de tiempo y, a continuación, se le redirigirá a la pantalla Programación .                                                                                                                                                                                          

Tenga en cuenta

• Los tickets de trabajo que no se puedan completar en Crew Mobile se pueden completar desde la pantalla de entrada de tiempo en Aspire 7 días calendario antes de la fecha de creación del ticket. 
  • Después de completar el ticket de trabajo desde la pantalla Time Entry , el icono de la lista de verificación que indica las tareas abiertas permanecerá.

Visite los informes de la lista de verificación 

Para ver y administrar la información asociada con las listas de comprobación de visitas de servicio, puede usar el Informe de lista de comprobación de visitas siguiendo los pasos que se indican a continuación:  

1. Vaya al menú principal.  
2. Seleccione Informes.  
3. Haga clic en Informes estándar. 
4. Seleccione Lista de comprobación de visitas en el encabezado Producción.  

Tenga en cuenta

• Los siguientes campos se pueden mostrar, agrupar, ordenar y filtrar por los siguientes campos: 

• De forma predeterminada, la información se agrupa primero por número de ticket de trabajo, luego por ocurrencia y luego por la fecha programada de visita . 
• Los siguientes campos se muestran de forma predeterminada: 
  • Nombre de la propiedad
  • Código postal, número de ticket de trabajo
  • Fecha del horario de la visita
  • Ocurrencia
  • Estado del elemento de la lista de comprobación
  • Obligatorio
• Puede ver más información sobre la visita vinculada a los datos del informe que está viendo haciendo clic en una entrada de la lista de informes.  
• Al igual que con otra lista de búsqueda avanzada, puede convertir el informe de la lista de verificación de visitas en un marcado de panel .
• El campo de estado de la lista de comprobación de visitas de los informes Lista de comprobación de visitas y Ticket de trabajo muestra el icono que indica el estado actual de los elementos de la lista de comprobación de visitas asociadas. 

Preguntas Frecuentes

Pregunta: ¿Puedo modificar una lista de verificación de visitas para tickets de trabajo específicos con una orden de cambio?

Respuesta: Sí, los cambios que realice se reflejarán en las visitas programadas actualmente y en las visitas que se crearán en el futuro bajo la oportunidad.   Si se encuentra dentro de los 7 días posteriores a la fecha de creación del boleto, puede modificar la lista de verificación de visitas del boleto original.