SMS Absentee Notifications

Notificaciones de ausencia por SMS

¿Qué hay de nuevo?

Aproveche aún más su capacidad para tomar decisiones proactivas al recibir una notificación interna de ausencia por SMS que lo alerta cuando no hay registro para una visita de ticket de trabajo después de un período de gracia que estableció después de la hora de inicio de la visita. Dándole la oportunidad de hacer los cambios necesarios para completar el trabajo si la hora del reloj en un ticket de trabajo no comienza como se esperaba. 

Requisitos

Permisos

• Necesitará el permiso Manage Notifications Settings   habilitado en su rol de usuario en el nivel de sistema y sucursal para crear plantillas de notificación. 

• Necesitará el Edit All Contacts permission habilitado bajo su rol de usuario para habilitar contactos de empleados de forma masiva de la lista de búsqueda avanzada de contactos. 

Prerrequisitos 

• Debe tener time-based scheduling habilitado en las ramas y rutas en las que utilizará esta funcionalidad.
• Los empleados designados que serán los destinatarios de la notificación en ausencia deberán optar por SMS message notifications.  

Configuración

Para configurarlo, deberá redactar los mensajes internos de ausente creando una plantilla de notificación y asegurarse de que los contactos de los empleados que necesitarán acceder a los mensajes de ausente opten por recibir notificaciones internas. 

Creación de una plantilla de notificación de ausencia

Puede personalizar las notificaciones en ausencia que envíe siguiendo estos pasos para crear una plantilla de notificación en ausencia. 

1. Desplácese hasta el menú Administración . 
2. Selecciona Notificaciones. 
3. Haga clic en Administrar notificaciones. 
4. Haga clic en Nuevo. 
5. Seleccione Agregar notificación por SMS.
6. Complete los campos obligatorios.  
   1. Nombre de notificación: elija la convención de nomenclatura que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. 
   2. Destinatarios : designe qué empleados recibirán la notificación de ausencia. Debe elegir uno o varios de los siguientes tipos de destinatarios.
   3. Tipo de notificación: seleccione Notificación en ausencia (interna). 
   4. Sucursal : las únicas ramas que verá en este menú desplegable tendrán habilitada la programación basada en el tiempo y las notificaciones por SMS. 
   5. Ruta : el menú desplegable solo mostrará las rutas que tengan habilitada la programación basada en el tiempo. 
   6. Período de gracia : la cantidad de tiempo que debe transcurrir después de la hora de inicio de la visita sin fichar antes de que un destinatario reciba una notificación de ausencia en ausencia.
   7. Tipo de desencadenador : este es un campo de solo lectura. La única opción es Trabajo no iniciado en dispositivos móviles.  
   8. Tiempo de entrega : este es un campo de solo lectura. La única opción es Inmediatamente. 
   9. Cuerpo del mensaje: puede escribir manualmente el mensaje que desea que vean los destinatarios o puede hacer clic en el icono de búsqueda para elegir entre tokens.
      1. El texto y los tokens escritos manualmente irán en contra del recuento máximo de 320 caracteres.                                                                                            
   10. Destinatario(s) adicionales: este es un campo opcional que le permite agregar empleados activos asignados a sucursales seleccionadas como destinatarios adicionales. 
7. Haga clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha y su plantilla completada correctamente se completará en la lista de búsqueda Administrar notificaciones .
8. Haga clic en el botón Prueba en la esquina superior derecha para obtener una vista previa de su mensaje antes de enviarlo.

Tenga en cuenta 

• Deberá completar los campos obligatorios y asegurarse de que su mensaje no exceda el límite de 320 caracteres para Guardar o probar su notificación. 
• Al editar el mensaje de notificación, si la bifurcación, la ruta y el período de gracia coinciden con los de otra plantilla, verá un mensaje de error que indica que no se pueden crear notificaciones duplicadas y deberá cambiar la información de uno de esos campos antes de poder guardar o probar el mensaje modificado. 
• Haga clic en el botón Más acciones y seleccione Copiar para copiar una notificación de ausencia existente a partir de la cual crear un nuevo mensaje. 

Suscripción de notificaciones internas

Debe habilitar las notificaciones en ausencia en un contacto siguiendo estos pasos. 

1. Desplácese hasta el módulo Contactos .
2. Haga clic en una entrada de contacto en la pantalla de la lista de búsqueda para acceder a la pantalla de detalles de contacto. 
3. Active el cuadro Notificaciones internas de suscripción ubicado debajo del campo Teléfono móvil . 
4. Haga clic en Guardar.  

Tenga en cuenta 

• Cualquier número de diez dígitos le permitirá habilitar las notificaciones internas. Si aparece un símbolo de precaución después de habilitar y guardar las notificaciones internas de suscripción, deberá rectificar uno de los siguientes problemas antes de poder recibir notificaciones internas:
  • Tenga habilitadas las notificaciones por SMS en su contacto para que se le pueda enviar el mensaje de suscripción por SMS. 
  • Si se le ha enviado el mensaje de suscripción por SMS y no ha respondido, deberá responder con un mensaje que indique INICIO. 
  • Si optó por participar anteriormente y optó por no participar respondiendo con un mensaje STOP, deberá volver a optar por los mensajes SMS. 

• Después de habilitar con éxito la opción de notificaciones internas de suscripción, el contacto recibirá un mensaje SMS de suscripción de notificación interna que indica que Aspire desea enviarle notificaciones por SMS relacionadas con su empresa. Por favor, responda START para optar por estos mensajes. 

Recibir una notificación de ausencia

• Una vez que se hayan cumplido todos los requisitos, recibirá la notificación por SMS en ausencia bajo las plantillas para las que fue designado destinatario. 
• Solo se enviará un mensaje por plantilla de mensaje. 
  • En el caso de que un empleado sea designado como destinatario de plantillas de mensajes que contengan la misma sucursal y ruta , pero un período de gracia diferente, se enviará un mensaje separado para cada período de gracia diferente .    
• Un mensaje solo se puede recibir cuando el dispositivo al que se entregará está en línea. 

Registro de notificaciones administrativas

Como administrador del sistema, puede ver y filtrar la notificación enviada siguiendo los siguientes pasos: 

1. Desplácese hasta el menú Administración . 
2. Selecciona Notificación. 
3. Haga clic en Registro de notificaciones. 
4. Utilice las opciones de búsqueda avanzada (filtrar, mostrar, ordenar y agrupar) para crear y guardar las listas de búsqueda del registro de notificaciones. 

Tenga en cuenta 

• El nombre del líder de tripulación que activó una notificación interna de ausencia se mostrará como un hipervínculo en la pantalla Registro de notificaciones en la  sección Administración de Aspire para que pueda navegar fácilmente a ese contactoespecífico.  

  
  

Registro de notificaciones de contactos individuales

Para ver el registro de notificaciones de un empleado específico, siga estos pasos:  

1. Desplácese hasta el módulo Contactos . 
2. Seleccione una entrada de contacto de la lista de búsqueda para ver la pantalla de detalles de contacto . 
3. Desplácese hacia abajo hasta el encabezado Registro de  notificaciones.
4. Utilice las herramientas de búsqueda avanzada para iniciar, guardar y documentar sus listas de búsqueda para el contacto. 

  PREGUNTAS FRECUENTES

Pregunta: ¿Puedo designar a más de un empleado a la vez para las notificaciones internas de SMS de suscripción? 

Respuesta: Sí, para designar a más de un empleado para la suscripción interna a la vez, vaya a Acciones masivas en la lista de búsqueda avanzada de Contactos.